7 Transparantieverslag

Op grond van de Wet Toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties en het Besluit transparantieverslag richtlijn collectief beheer moeten collectieve beheersorganisaties verdergaande informatie publiceren dan op basis van BW2 Titel 9 vereist is. Deze publicatieplicht betreft het zogeheten transparantieverslag, dat onderdeel uitmaakt van het directieverslag.

Een aantal vereisten voor het transparantieverslag zijn op grond van andere wet- en regelgeving reeds elders in het jaarverslag opgenomen, waaronder:

• het kasstroomoverzicht
• informatie over licentieweigeringen
• informatie over de wettelijke en bestuurlijke structuur
• het overzicht van verbonden partijen
• de beloning van bestuursleden en personen belast met de dagelijkse leiding
• de rechtenopbrengsten per rechtencategorie

De overige vereisten voor het transparantieverslag worden hieronder toegelicht.

Stichting PRO heeft met de volgende organisatie vertegenwoordigingsovereenkomsten afgesloten:

• Stichting PRO is aangewezen door Stichting Thuiskopie, Stichting Leenrecht en Stichting Reprorecht; 
• Stichting PRO en Stichting Reprorecht kennen een relatie waarbij er een mandaatovereenkomst is gesloten tussen Stichting PRO en Stichting Reprorecht. Dit valt onder de sectie PRO Mandaat; 
• Met de buitenlandse organisaties (CCC/PLS/Copydan/VGWort en Sofia) zijn voor de verdeling van Leenrechtgelden overeenkomsten gesloten. De Belgische uitgevers ontvangen de Leenrechtgelden direct via Stichting PRO. 
• Stichting Lira int mede ten behoeve Stichting PRO de LiteROMgelden bij NBD Biblion.

Lira kent een sterke mate van integratie in de diverse repartitiestromen, waardoor de bedrijfslasten feitelijk niet aan specifieke rechtencategorieën kunnen worden toegerekend. Specifieke juridische kosten kunnen in enig jaar worden toegerekend aan specifieke categorieën. In 2023 was daarvoor geen aanleiding en zijn alle kosten naar rato van de bruto repartitie toegerekend aan de rechtencategorieën, met uitzondering van e-lending waarvoor Lira een geoormerkte kostenvergoeding ontvangt. De kosten voor uitkering van de socu-gelden worden verantwoord in het jaarverslag van Stichting Lira Fonds.

De bestuursleden en directie van Stichting PRO genieten geen overige voordelen. Bestuursleden en directie ontvangen geen (€ 0) uitgeversaandelen vanuit de verdelingen van Stichting PRO.

Het bestuur van Stichting PRO is zich bewust van de risico’s die het gevolg zijn van haar activiteiten als collectieve beheersorganisatie. Stichting PRO maakt voor haar operationele activiteiten gebruik van de diensten van Cedar B.V. Bestuur en directie van Stichting PRO zijn verantwoordelijk voor het in overleg met Cedar onderkennen, analyseren en beheersen van de risico’s. De risico’s worden onderverdeeld naar strategische, governance, financiële en operationele risico’s. De risicobereidheid van de stichting om haar doelstellingen te bereiken kan getypeerd worden als risicomijdend. Voor gesignaleerde risico’s worden maatregelen ter reducering getroffen. 

Strategische risico’s: Stichting PRO is sterk afhankelijk van wet- en regelgeving op auteursrechtelijk gebied, alsmede van (technologische) ontwikkelingen in het gebruik van auteursrechtelijk beschermde werken. 

Governance risico’s: Stichting PRO moet als auteursrechtenorganisatie voldoen aan de eisen van de ‘Wet toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten’ en valt op basis van deze wet onder het toezicht van het CvTA. Ook is de WNT van toepassing op de bezoldiging van topfunctionarissen. Stichting PRO heeft een formele scheiding tussen het (toezichthoudend) bestuur en de directie, alsmede tussen de directie en de feitelijke uitvoering van de operationele processen door medewerkers van Cedar. De rolverdeling tussen bestuur en directie is vastgelegd in het Bestuurs-en Directiereglement.

Financiële risico’s: Stichting PRO verdeelt en beheert omvangrijke geldstromen. In de operationele en financiële processen zijn diverse maatregelen van interne controle getroffen, waaronder controle-technische functiescheidingen en gelimiteerde tekenbevoegdheden. De gelden worden ontvangen van andere collectieve beheersorganisaties en worden geïnd in euro’s en op kasbasis verantwoord. De gelden staan uit bij meerdere grote banken in Nederland en zijn direct opeisbaar. Het bestuur van Stichting PRO heeft een Statuut middelenbeheer vastgesteld waarin het beleid met betrekking tot het beheer en beleggen van de beschikbare gelden is vastgelegd. Met betrekking tot het beheerde vermogen is gekozen voor een risicomijdend middelenbeheer. Voor het middelenbeheer zal Cedar B.V. bij de uitvoering van taken de uitgangspunten zoals neergelegd in het Statuut middelenbeheer volgen en respecteren. De verantwoordelijkheid voor het middelenbeheer en het beleggingsresultaat ligt bij het bestuur van Stichting PRO. De uitvoering van het vastgestelde beleid ligt bij de directie van Stichting PRO en de controller van Cedar B.V.

Operationele risico’s: Stichting PRO keert vergoedingen uit aan een groot aantal uitgevers en voor divers gebruik van auteursrechtelijk beschermde werken. De operationele processen zijn ingericht op basis van de door het bestuur vastgestelde en door het CvTA goedgekeurde repartitiereglementen. De stichting maakt gebruik van de dienstverlening van Cedar, waarbij gebruik gemaakt wordt van complexe geautomatiseerde systemen. De beschikbaarheid en betrouwbaarheid van deze systemen is van groot belang. Binnen Cedar B.V. zijn maatregelen van interne beheersing getroffen om dit te waarborgen