4 Bestuur

Het toezichthoudend bestuur van Stichting UvO bestaat uit een onafhankelijk voorzitter (niet in dienst bij een rechthebbende) en ten minste twee bestuursleden namens Nederlandse uitgevers die actief zijn in het hoger onderwijs, en drie vertegenwoordigers namens internationale uitgevers. De leden worden voorgedragen en benoemd door de Mediafederatie (voor de Nederlandse uitgevers) en Stichting IPRO (voor de internationale uitgevers). Het bestuur vergadert viermaal per jaar en houdt toezicht op de dagelijkse leiding, het functioneren en de resultaten van de organisatie. 

De bestuursleden van UvO worden benoemd voor een periode van 3 jaar en zijn daarna voor een aansluitende periode herbenoembaar. Ze treden af volgens een door het bestuur op te maken rooster en wel zo dat ieder jaar niet meer dan de helft van het aantal bestuursleden aftreedt.

UvO hanteert de Governance Code CBO’s 2021 als uitgangspunt voor goed bestuur. 

Teneinde zicht te houden op de dagelijkse gang van zaken onderhoudt het bestuur ook contacten met Cedar, de dienstverlener van UvO. De voorzitter onderhoudt namens het bestuur, als interne toezichthouder, contacten met de externe toezichthouder, het College van Toezicht Auteursrechten (CvTA).

De bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het bestuur en de directie zijn verankerd in de statuten en reglementen. Daarbij is van belang dat de leden van deze organen integer handelen en actief (iedere schijn van) belangenverstrengeling tegengaan. In het verslagjaar hebben zich geen kwesties van mogelijk tegenstrijdige belangen voorgedaan.

• UvO behartigt de belangen van uitgevers inzake het hergebruik door onderwijsinstellingen van auteursrechtelijk beschermd materiaal. Daarnaast levert UvO zoveel mogelijk maatwerk om het gebruik in het onderwijs te faciliteren. Het is een continu aandachtspunt om de administratieve processen, zowel aan de kant van UvO als aan de kant van de onderwijsinstellingen, zo soepel mogelijk te laten verlopen. UvO heeft daarbij voortdurend oog voor de balans tussen de behoeftes van de onderwijsinstellingen en de manier waarop uitgevers hun content kunnen aanbieden.
• UvO opereert conform het zogenoemde Bestuur + directiemodel. UvO heeft een formele scheiding tussen het (toezichthoudend) bestuur en de directie, alsmede tussen de directie en de feitelijke uitvoering van de operationele processen door medewerkers van Cedar B.V.. Het bestuur ziet voornamelijk toe op de uitvoering van de regelingen. De bestuurders zijn allen vertegenwoordigers namens uitgevers of groepen uitgevers, die zoveel mogelijk een afspiegeling vormen van de achterban van Stichting UvO. Zij hebben direct belang bij het optimaliseren van de incasso en het beheersen van de kosten. De inhoudingen, noodzakelijk om de uitvoering van de regelingen te financieren, worden in nauw overleg vastgesteld. Het bestuur kent een onafhankelijke voorzitter.
• Stichting UvO heeft zich gecommitteerd aan de Principes en Best Practice-bepalingen van de Richtlijnen goed bestuur en integriteit CBO’s. De zeggenschap over de materiële bevoegdheden met betrekking tot het beheer berust bij het bestuur van UvO. Profielschetsen van voorzitter en bestuurders zijn beschikbaar via de website. Leden van het bestuur voeren deze taak onbezoldigd uit. Uitzondering is de onafhankelijke voorzitter van UvO. Het repartitiereglement, op basis waarvan UvO de gelden beschikbaar stelt aan uitgevers, is beschikbaar via de website. Een onafhankelijke accountant controleert de jaarrekening.
• Stichting UvO werkt aan een integere en open cultuur door alle nevenfuncties van bestuurders, directie en uitvoerend personeel in kaart te brengen en ieder jaar te updaten. In de statuten wordt, ten overvloede, expliciet vermeld dat de belangen van de stichting op de eerste plaats moeten komen. Directie rapporteert vierjaarlijks aan het Bestuur over de uitvoering van de diverse regelingen en de gemaakte afwegingen daarbij. Bestuur koppelt wanneer nodig, en voor zover mogelijk, terug aan de achterban. De achterban wordt daarnaast op de hoogte gehouden van nieuwe ontwikkelingen en van het proces van uitbetalingen door middel van een nieuwsbrief die een aantal keer per jaar verschijnt. In het verslagjaar 2024 zijn geen gevallen voorgekomen van potentiële tegenstrijdige belangen. UvO hanteert de Wet normering topinkomens voor de leden van het orgaan dat de toezichtfunctie uitoefent en de personen die zijn belast met de dagelijkse leiding.
• Tot de kring van belanghebbenden van UvO behoren, naast de rechthebbenden van wie de rechten worden beheerd, ook de onderwijsinstellingen die door middel van afkoopregelingen of losse aanvragen via UvO toestemming regelen voor het hergebruik van auteursrechtelijk beschermd materiaal. UvO heeft regelmatig contact met vertegenwoordigers van Universiteiten (UNL), Hogescholen (VH) en de zogenaamd ‘commerciële’ onderwijsinstellingen over afkoopregelingen en toestemmingsaanvragen. UvO streeft ernaar om de onderwijsinstellingen zo goed mogelijk van dienst te zijn, zonder dat de belangen van de rechthebbenden daarbij in het geding komen. UvO is lid van VOI©E en verbindt zich hiermee aan de Gedragscode voor Collectieve Beheersorganisaties. Stichting UvO moet als auteursrechtenorganisatie voldoen aan de eisen van de ‘Wet  toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten’ en valt op basis van deze wet onder het toezicht van het CvTA. UvO vindt een goed contact met deze partijen van belang voor het creëren en onderhouden van vertrouwen en draagvlak en voor het uitstralen van legitimiteit. In het verslagjaar is overleg gevoerd met al deze partijen.