5 Governance

Stichting UvO houdt zich aan de wettelijke normen voor goed bestuur en integriteit. Zo houdt Stichting UvO zich aan de Wet toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten (artikels 2, 22 en 25), die toezicht en transparantie waarborgt. Daarnaast volgt UvO de VOI©E Governance Code voor collectieve beheersorganisaties, die richtlijnen biedt voor goed bestuur en het voorkomen van belangenverstrengeling. Ook voldoet UvO aan de Wet Normering topinkomens, die de beloning van topfunctionarissen in de (semi)publieke sector reguleert. Een onafhankelijke accountant controleert de jaarrekening.

UvO behartigt de belangen van uitgevers inzake het hergebruik door onderwijsinstellingen van auteursrechtelijk beschermd materiaal. Daarnaast levert UvO zoveel mogelijk maatwerk om het gebruik in het onderwijs te faciliteren. Het is een continu aandachtspunt om de administratieve processen, zowel aan de kant van UvO als aan de kant van de onderwijsinstellingen, zo soepel mogelijk te laten verlopen. UvO heeft daarbij voortdurend oog voor de balans tussen de behoeftes van de onderwijsinstellingen en de manier waarop uitgevers hun content kunnen aanbieden. UvO ondersteunt de toenemende roep om openheid over de gevolgde werkprocessen en de garanties dat alles op een correcte manier verloopt, maar is zich er ook van bewust dat er grenzen zijn aan transparantie. Voor het meten van gebruik van publicaties in het onderwijs en het herverdelen onder uitgevers kan data privacygevoelige informatie bevatten, die niet gedeeld mag worden. Het toezichthoudend bestuur waakt er binnen deze kaders voor dat UvO haar taken veilig en betrouwbaar uitvoert.

Leden van het bestuur voeren deze taak onbezoldigd uit. De activiteiten worden onder werktijd uitgevoerd en derhalve zijn de functies indirect bezoldigd. Zij ontvangen echter geen vergoedingen of vacatiegelden van Stichting UvO. Derhalve is ervoor gekozen om in het overzicht van nevenfuncties de posities van bestuursleden als onbezoldigd te presenteren. Het presenteren van de functies als bezoldigd, zou immers de suggestie wekken dat de leden een vergoeding ontvangen voor hun inzet als bestuurslid. Uitzondering is de onafhankelijke voorzitter van Stichting UvO. Deze voorzitter is onafhankelijk en ontvangt een vergoeding voor de vergaderingen en de overige inzet.

Stichting UvO werkt aan een integere en open cultuur door alle nevenfuncties van bestuurders, directie en uitvoerend personeel in kaart te brengen en ieder jaar te updaten. In de statuten wordt, ten overvloede, expliciet vermeld dat de belangen van de stichting op de eerste plaats moeten komen. De directie rapporteert vierjaarlijks aan het Bestuur over de uitvoering van de diverse regelingen en de gemaakte afwegingen daarbij. Bestuur koppelt wanneer nodig, en voor zover mogelijk, terug aan de achterban. De achterban wordt daarnaast op de hoogte gehouden van nieuwe ontwikkelingen en van het proces van uitbetalingen door middel van een nieuwsbrief die een aantal keer per jaar verschijnt. 

In het verslagjaar 2024 zijn geen gevallen voorgekomen van potentiële tegenstrijdige belangen. UvO hanteert de Wet normering topinkomens voor de leden van het orgaan dat de toezichtfunctie uitoefent en de personen die zijn belast met de dagelijkse leiding.

Tot de kring van belanghebbenden van UvO behoren, naast de rechthebbenden van wie de rechten worden beheerd, ook de onderwijsinstellingen die door middel van afkoopregelingen of losse aanvragen via UvO toestemming regelen voor het hergebruik van auteursrechtelijk beschermd materiaal. UvO heeft regelmatig contact met vertegenwoordigers van Universiteiten (UNL), Hogescholen (VH) en de zogenaamd ‘commerciële’ onderwijsinstellingen over afkoopregelingen en toestemmingsaanvragen. UvO streeft ernaar om de onderwijsinstellingen zo goed mogelijk van dienst te zijn, zonder dat de belangen van de rechthebbenden daarbij in het geding komen. UvO is lid van VOI©E en verbindt zich hiermee aan de Gedragscode voor Collectieve Beheersorganisaties. Stichting UvO moet als auteursrechtenorganisatie voldoen aan de eisen van de ‘Wet toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten’ en valt op basis van deze wet onder het toezicht van het CvTA. UvO vindt een goed contact met deze partijen van belang voor het creëren en onderhouden van vertrouwen en draagvlak en voor het uitstralen van legitimiteit. In het verslagjaar is overleg gevoerd met al deze partijen.

Het repartitiereglement, op basis waarvan UvO de gelden beschikbaar stelt aan uitgevers, is in 2019 opgesteld. Dit repartitiereglement is beschikbaar via de website. Het reglement is in 2023 geëvalueerd. Het reglement wordt in 2026 opnieuw geëvalueerd.

Door het bestuur van de Stichting UvO is in het Statuut middelenbeheer beleid vastgesteld voor het beheer van de beschikbare liquide middelen. Het statuut wordt gebruikt om de afspraken tussen de stichting, Cedar B.V. en banken voor het beheer van de liquide middelen te formaliseren. Zoals vastgelegd in het statuut van de stichting dienen de voor beheer van de liquide middelen van de stichting gekozen producten een grote mate van zekerheid te geven met betrekking tot het garanderen van de hoofdsom op einddatum van de belegging. De beoordeling hiervan wordt gedaan op basis van de criteria welke zijn afgeleid van de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO). Stichting UvO heeft de uitvoerende werkzaamheden met betrekking tot (onder meer) de inkomende en uitgaande geldstromen uitbesteed aan Cedar. Voor het uitvoeren van deze werkzaamheden is Cedar tekenbevoegd voor de bankrekeningen van de stichting.

Stichting UvO doet er alles aan om de werkzaamheden in de keten van inning en verdeling van vergoedingen zorgvuldig uit te voeren. Om eventuele klachten binnen de voorgeschreven regels van de gedragscode van de brancheorganisatie VOI©E te kunnen behandelen, heeft UvO een officiële klachten- en bezwarenprocedure. Klachten over bijvoorbeeld de administratieve afhandeling of bezwaren van meer principiële aard worden via deze procedure op correcte wijze afgehandeld. Meer informatie is gepresenteerd op de website http://www.stichting-uvo.nl.

Er is een separaat orgaan gecreëerd dat belast is met de behandeling van klachten en bezwaren van rechthebbenden. De heer Theo Röell (vicepresident rechtbank Haarlem) is aangewezen als voorzitter van deze geschillencommissie.

Het beleid van de stichting is om zoveel als mogelijk gelden direct aan te bieden aan uitgevers. Stichting UvO voert zelf geen sociaal-culturele activiteiten uit. Wel worden er indirect gelden beschikbaar gesteld. Zo wordt een groot deel van de VOI©E-contributie gebruikt voor de financiering van de activiteiten van Brein (piraterijbestrijding). Een vertegenwoordiger namens de uitgevers heeft zitting in het toezichthoudende bestuur van Brein.

Beschikbare gelden worden zo spoedig mogelijk uitgekeerd aan uitgevers. Door de aard van de regelingen en het feit dat Stichting UvO aan uitgevers uitkeert, is het aandeel van onbekende rechthebbenden zeer gering. Er is daarom een beperkte reservering van € 25.000 aangehouden. Dit aandeel blijft drie jaar lang beschikbaar voor de individuele rechthebbende, in deze periode probeert Stichting UvO de uitgever te achterhalen en kan de uitgever de gelden claimen. Na de periode van drie jaar worden niet uitgekeerde gelden alsnog toegevoegd aan de repartitie van het volgende jaar. Er wordt geen reservering opgebouwd voor claims van rechthebbenden die zich melden na deze periode van drie jaar.

Het bestuur ziet toe op de uitvoering van de regelingen. De bestuurders zijn allen vertegenwoordigers namens uitgevers of groepen uitgevers. Zij hebben namens hun achterban direct belang bij het optimaliseren van de incasso en het beheersen van de kosten. De inhoudingen, noodzakelijk om de uitvoering van de regelingen te financieren, worden jaarlijks in nauw overleg vastgesteld. Daarbij is de norm een maximale inhouding van 15%.

• Readergelden: De incasso-en repartitieactiviteiten in de readerregelingen kenmerken zich door een relatief hoge arbeidsintensiteit, vooral vanwege de noodzaak het feitelijke gebruik soms zelfs per titel en aantal studenten te meten en af te rekenen met de gebruikers. De inzagemodellen die afgesproken zijn met de universiteiten en hogescholen worden verder uitgewerkt. Duidelijk is wel dat ook voor het verkrijgen van de inzage in het feitelijk gebruik, significante inzet van menskracht noodzakelijk blijft.  
• Buitenlandse rechthebbenden: De readergelden bestemd voor buitenlandse rechthebbenden worden via een in Nederland gevestigde internationale CBO (IPRO) verdeeld. Deze omstandigheid leidt ertoe dat de beheerskosten van IPRO door het CvTA meegerekend worden in de zogenoemde ketenkosten van Stichting UvO. Deze berekening zou niet worden toegepast indien IPRO in het buitenland gevestigd zou zijn. 
• Beeldmakers: Daarnaast worden de readergelden bestemd voor visuele makers uitgekeerd via Stichting Pictoright. De zogenaamde ketenkosten komen hierdoor voor de readergelden uit op 16,2%. 

Het bestuur van Stichting UvO is zich bewust van de risico’s die het gevolg zijn van haar activiteiten als collectieve beheersorganisatie. Stichting UvO maakt voor haar operationele activiteiten gebruik van de diensten van Cedar B.V. Bestuur en directie van UvO zijn verantwoordelijk voor het in overleg met Cedar onderkennen, analyseren en beheersen van de risico’s. De risico’s worden onderverdeeld naar strategische, governance, financiële en operationele risico’s. De risicobereidheid van de stichting om haar doelstellingen te bereiken kan getypeerd worden als risicomijdend. Voor gesignaleerde risico’s worden maatregelen ter reducering getroffen.