7 Transparantieverslag

Op grond van de Wet Toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties en het Besluit transparantieverslag richtlijn collectief beheer moeten collectieve beheersorganisaties verdergaande informatie publiceren dan op basis van BW2 Titel 9 vereist is. Deze publicatieplicht betreft het zogeheten transparantieverslag, dat onderdeel uitmaakt van het directieverslag.

Een aantal vereisten voor het transparantieverslag zijn op grond van andere wet- en regelgeving reeds elders in het jaarverslag opgenomen:

• het kasstroomoverzicht
• informatie over licentieweigeringen
• informatie over de wettelijke en bestuurlijke structuur
• het overzicht van verbonden partijen
• de beloning van bestuursleden en personen belast met de dagelijkse leiding
• de rechtenopbrengsten per rechtencategorie

De overige vereisten voor het transparantieverslag worden hieronder toegelicht.

Een aantal specifieke vereisten zijn van toepassing op de presentatie in het transparantieverslag van de aan rechthebbenden verschuldigde bedragen.

In onderstaand overzicht zijn de van andere CBO’s ontvangen en aan hen uitgekeerde bedragen per rechtencategorie opgenomen. Voor de uit het buitenland ontvangen bedragen zijn de inhoudingen niet in alle gevallen voor Lira zichtbaar. Op de bedragen uitgekeerd aan CBO’s zijn de gebruikelijke inhoudingen gedaan. Alle bedragen in deze overzichten zijn in € 1.

Het bestuur van Stichting Reprorecht is zich bewust van de risico’s die het gevolg zijn van haar activiteiten als collectieve beheersorganisatie. Reprorecht maakt voor haar operationele activiteiten gebruik van de diensten van Cedar B.V. Het bestuur en de directie van Reprorecht zijn verantwoordelijk voor het in overleg met Cedar onderkennen, analyseren en beheersen van de risico’s. De risico’s worden onderverdeeld naar strategische, governance-, financiële en operationele risico’s. De risicobereidheid van de stichting om haar doelstellingen te bereiken kan getypeerd worden als risicomijdend. Voor gesignaleerde risico’s worden maatregelen, met checks en balances, ter reducering getroffen. 

Strategische risico’s: Stichting Reprorecht is sterk afhankelijk van de mandaten van Stichting Lira, Stichting Pictoright, Stichting PRO, Stichting FEMU en buitenlandse zusterorganisaties, van wet- en regelgeving op auteursrechtelijk gebied, alsmede van (technologische) ontwikkelingen in het gebruik van auteursrechtelijk beschermde werken. Ook is Reprorecht sterk afhankelijk van het behoud van draagvlak bij bedrijven en instellingen en scholen in het basis- en voortgezet onderwijs. Reprorecht is betrokken bij relevante ontwikkelingen binnen haar werkterrein. 

Governance risico’s: Stichting Reprorecht moet als collectieve beheersorganisatie (cbo) voldoen aan de eisen van de ‘Wet toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten’ en valt op basis van deze wet onder het toezicht van het CvTA. Ook is de WNT van toepassing op de bezoldiging van topfunctionarissen. Reprorecht heeft een formele scheiding tussen het bestuur en de directie, alsmede tussen de directie en de feitelijke uitvoering van de operationele processen door medewerkers van Cedar B.V. Reprorecht onderschrijft de VOI©E Governance Code en hecht aan eenheid en bestuurbaarheid van het toezichthoudend bestuur. 

Financiële risico’s: Stichting Reprorecht int, verdeelt en beheert omvangrijke geldstromen. In de operationele en financiële processen zijn diverse maatregelen van interne controle getroffen, waaronder controle-technische functiescheidingen en gelimiteerde tekenbevoegdheden. De gelden worden geïnd in euro’s en op kasbasis verantwoord. De gelden staan uit bij meerdere grote banken in Nederland en zijn direct opeisbaar. Het bestuur van Reprorecht heeft een Statuut middelenbeheer vastgesteld waarin het beleid met betrekking tot het beheer van de beschikbare gelden is vastgelegd. Voor het middelenbeheer zal Cedar B.V. bij de uitvoering van taken de uitgangspunten zoals neergelegd in het Statuut middelenbeheer volgen en respecteren. De verantwoordelijkheid voor het middelenbeheer ligt bij het bestuur van Reprorecht. De uitvoering van het vastgestelde beleid ligt bij de directie van Reprorecht en de controller van Cedar.

Operationele risico’s: Stichting Reprorecht factureert een zeer groot aantal gebruikers en keert vergoedingen uit aan een beperkt aantal beheersorganisaties. De stichting maakt gebruik van de dienstverlening van Cedar B.V., waarbij gebruik gemaakt wordt van complexe geautomatiseerde systemen, waaronder webportals. De beschikbaarheid en betrouwbaarheid van deze systemen is van groot belang. In overleg met Cedar zijn maatregelen getroffen om deze beschikbaarheid en betrouwbaarheid te waarborgen waaronder toegangsbeveiliging en beveiligingstests door externe partijen.