4 Over Stichting Reprorecht

Informatie is overal en altijd beschikbaar. De ontwikkeling van de samenleving en economie is gebaseerd op het delen en het gebruik van informatie. Dit leidt tot
meer kennis en vooruitgang in Nederland. Op macroniveau, voor de samenleving als geheel, maar ook op het microniveau van individuele bedrijven en organisaties. Het delen van informatie is in veel organisaties aan de orde van de dag. Bedrijven, overheids- en onderwijsinstellingen hebben bijvoorbeeld abonnementen op vakbladen en kopen boeken die voor hen relevant zijn. Collega’s e-mailen krantenartikelen of gebruiken een overzicht uit een vakblad in een presentatie om elkaar op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen op hun vakgebied en in de wereld.

Als de informatie uit boeken, kranten, tijdschriften, e-books en afgeleide websites wordt gedeeld met collega’s, vermenigvuldigt het gebruik van de informatie. Dit noemen we hergebruik, of (digitaal) kopiëren. De vergoeding voor het hergebruik van deze informatie werkt als volgt.

Als incidenteel een artikel in een vakblad gescand en aan tien collega’s gemaild wordt, dan hebben deze tien mensen voordeel van het werk van de makers en
uitgevers. Zij hebben het vakblad niet gekocht, maar gebruiken het wel om hun eigen kennis, en de kennis in de organisatie, te vergroten. Daarom is het logisch dat een organisatie voor dit hergebruik een vergoeding betaalt. Tekstauteurs, uitgevers en beeldmakers mogen volgens de Auteurswet een vergoeding vragen voor het maken van (digitale) kopieën van hun werk.

Voor de bedrijven en organisaties is het van groot belang dat de informatie van hoge kwaliteit is. De hoge kwaliteit maakt de informatie waardevol en onmisbaar
voor de dagelijkse praktijk. De teksten, foto’s en afbeeldingen waaruit de informatie bestaat, ontstaan dan ook niet zomaar. Professionele journalisten, auteurs,
vertalers, fotografen, illustratoren, vormgevers en uitgevers besteden veel tijd en zorg aan de kwaliteit van hun vakwerk. De informatie heeft voor de individuele
makers, vaak ZZP’ers, en ook voor uitgevers waarde als hun broodwinning, en hun creatieve werk is wettelijk beschermd door het auteursrecht. Het (digitaal)
kopiëren van de informatie is dan ook niet gratis, ondanks dat veel waardevolle informatie via het internet beschikbaar is.

Het is natuurlijk heel lastig voor bedrijven om voorafgaand aan iedere kopie, iedere print, etc. opnieuw aan afzonderlijke tekstauteurs, beeldmakers of uitgevers te vragen of ze toestemming willen geven en om steeds opnieuw een prijs af te spreken. Dat geldt andersom ook voor de tekstauteurs, beeldmakers en uitgevers, die dit dan steeds moeten regelen met allerlei bedrijven en organisaties. Daarom verleent Stichting Reprorecht namens hen de toestemming voor (digitaal) kopiëren via de reprorechtregeling, en verdeelt de vergoedingen die bedrijven en organisaties betalen voor de regeling onder de uitgevers en makers van de teksten en afbeeldingen.

Zo zorgt Stichting Reprorecht ervoor dat het reprorecht eenvoudig en eerlijk is geregeld. Medewerkers kunnen gewoon door met hun werk, want voor de informatie die ze delen, is via de reprorechtregeling een passende vergoeding betaald. Daarmee heeft de organisatie aan de wettelijke verplichting voldaan.
Tekstauteurs, beeldmakers en uitgevers ontvangen de reprorechtvergoeding voor het hergebruik van hun vakwerk. Mede door deze vergoeding kunnen organisaties en hun medewerkers gebruik blijven maken van een breed aanbod van informatie van hoge kwaliteit.

De reprorechtvergoeding voor het hergebruik van het werk van makers en uitgevers past binnen de maatschappelijke rol en verantwoordelijkheid die bedrijven en organisaties hebben. Zij maken onderdeel uit van de maatschappij en gebruiken informatie die een bepaalde waarde vertegenwoordigt. Door het betalen van de reprorechtvergoeding houden organisaties zich niet alleen aan de wet. Zij nemen ook hun maatschappelijke verantwoordelijkheid door terug te geven aan degenen die de informatie verzorgen die belangrijk is voor hun organisatie. Daarmee dragen bedrijven, overheids- en onderwijsinstellingen bij aan de Nederlandse
kenniseconomie en een bloeiende creatieve sector.

Uitgevers, tekstauteurs, fotografen en andere makers hebben automatisch het auteursrecht over de tekst of het beeld dat zij maakten. Zij zijn ‘rechthebbenden’
en hun ‘werk’ is beschermd door het auteursrecht. Dit recht houdt in dat zij als enige mogen bepalen wat er met hun creatieve werk gebeurt en of iemand
bijvoorbeeld moet betalen om hun werk te gebruiken. De tekst, foto en illustratie zijn maar een paar voorbeelden, dit recht geldt voor meer soorten werken. De
Auteurswet is er om de rechten van makers en uitgevers te beschermen.

In de Auteurswet staat dat makers, zoals schrijvers, fotografen, uitgevers, vertalers, vormgevers en illustratoren, recht hebben op een vergoeding voor het
fotokopiëren van hun werk: het reprorecht. Stichting Reprorecht is op 4 december 1974 opgericht door organisaties van auteurs en uitgevers en is door de
Minister van Justitie bij Algemene Maatregel van Bestuur (met uitsluiting van ieder ander, het zogenaamde ‘Reprobesluit’) aangewezen om de wettelijke
fotokopieervergoeding (van papier naar papier) te innen en te verdelen. Voor digitaal hergebruik (zoals scannen, e-mailen als bijlage, en opslaan) is wettelijk
toestemming nodig van de makers en uitgevers. Organisaties van rechthebbenden – Stichting Lira (tekstmakers), Stichting PRO (uitgevers), Stichting Pictoright
(beeldmakers) en Stichting FEMU (muziekauteurs en -uitgevers) – hebben Reprorecht aangewezen om de licentie voor digitaal hergebruik namens hen te verlenen
als onderdeel van de reprorechtregeling. Zo is geborgd dat individuele rechthebbenden ook hiervoor hun vergoeding kunnen ontvangen: zonder collectieve
regeling is dit vrijwel onmogelijk te organiseren. In de reprorechtregelingen zijn twee vergoedingen samengebracht: de wettelijke vergoeding voor fotokopiëren en
de licentievergoeding voor digitaal hergebruik.

Bedrijven mogen (digitale) kopieën maken voor intern gebruik door de eigen medewerkers, op voorwaarde zij een billijke vergoeding betalen aan Stichting
Reprorecht. In nauw overleg met de centrale werkgeversorganisaties VNO-NCW en MKB-Nederland heeft Stichting Reprorecht voor het Nederlandse bedrijfsleven
een regeling getroffen waarbij ondernemingen een vaste vergoeding per onderneming betalen, die is gebaseerd op het aantal werknemers en het meest
voorkomende kopieergedrag in een branche. In 2013 hebben de centrale werkgeversorganisaties VNO-NCW en MKB-Nederland en Reprorecht een convenant
getekend met afspraken over verlenging van de regeling voor het bedrijfsleven, en uitbreiding van de regeling naar digitaal hergebruik. Op basis van gezamenlijk
en onafhankelijk onderzoek naar het (digitale) kopieergedrag van werknemers zijn twee tariefschalen vastgesteld: één voor bedrijfstakken waarin relatief weinig
gebruik wordt gemaakt van informatie en één voor bedrijfstakken waarin relatief veel gebruik wordt gemaakt van informatie. Reprorecht actualiseert periodiek de
resultaten van het onderzoek. Zo blijft de vergoeding aansluiten bij de dagelijkse praktijk.

De rol van Stichting Reprorecht, de wettelijke basis en de mandaatbasis voor de regelingen gelden ook voor (digitaal) kopiëren binnen onderwijs- en overheidsinstellingen,
bibliotheken en andere instellingen die werkzaam zijn in het algemeen belang. Zij mogen dus kopieën verstrekken aan hun leerlingen, eigen
ambtenaren en andere bibliotheken voor onderlinge uitlening, op voorwaarde dat de instelling voor deze kopieën een billijke vergoeding betaalt aan Reprorecht.

Stichting Reprorecht verdeelt de vergoedingen op basis van steekproefgegevens over het hergebruik van de verschillende categorieën tekst- en beeldwerken. De
jaarlijkse verdeling van de reprorechtvergoeding is gebaseerd op het Reglement Uitkeringen van Reprorecht, zoals goedgekeurd door het door de Minister van
Justitie ingestelde College van Toezicht Auteursrechten (hierna: CvTA).

De overheid heeft gekozen voor zelfregulatie van het reprorecht. Vertegenwoordigers van tekstauteurs, beeldmakers en uitgevers vormen het toezichthoudend
bestuur van Stichting Reprorecht, zodat de belangen van de rechthebbenden altijd voorop staan. Daarnaast zijn de belangen van de verschillende groepen
rechthebbenden geborgd door nauwe samenwerking met de vertegenwoordiging van organisaties van auteurs, uitgevers en beeldmakers, zoals de Auteursbond,
de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen, de Nederlandse Vereniging van Journalisten, Stichting Lira, de Mediafederatie, Stichting PRO, Stichting
FEMU en Stichting Pictoright. Anderzijds staat Reprorecht continu in contact met vertegenwoordigers van het Nederlandse bedrijfsleven en de koepelorganisaties
van onderwijs en overheid. Zo zijn de afspraken tussen de centrale werkgeversorganisaties VNO-NCW en MKB-Nederland en Reprorecht vastgelegd in het
Convenant Regeling Reprorecht Bedrijfsleven vanaf 2013.

De reprorechtregeling is blijvend in ontwikkeling. Stichting Reprorecht laat regelmatig onderzoek doen naar het gebruik van auteursrechtelijk beschermd
materiaal. Op dit moment zijn nog alleen de digitale verschijningsvormen van boeken, tijdschriften en kranten in de regeling opgenomen, maar in de toekomst
worden wellicht ook andere soorten digitaal gebruik en websites, blogs en dergelijke aan de regeling toegevoegd. Hierdoor zullen nieuwe groepen rechthebbenden
een vergoeding voor het hergebruik van hun werk ontvangen en wordt ook het hergebruik van deze werken in bedrijf, overheid en onderwijs eenvoudig geregeld
met de reprorechtregelingen.

Het CvTA ziet erop toe dat Stichting Reprorecht haar taken goed uitvoert, op grond van de Wet toezicht collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige
rechten. Daarnaast is Reprorecht lid van de brancheorganisatie VOI©E (Vereniging van Organisaties die Intellectueel eigendom Collectief Exploiteren). Reprorecht
onderschrijft de Richtlijn Goed Bestuur en Toezicht, de Richtlijn Integriteit van de brancheorganisatie VOI©E en de VOI©E Governance code en wordt hiervoor
jaarlijks opnieuw getoetst op transparantie en kwaliteit.

Het reprorecht is belangrijk voor de kennisontwikkeling van Nederlandse organisaties en het voortbestaan van de creatieve sector. Daarmee versterkt het de
kenniseconomie in Nederland. Dáár staat Stichting Reprorecht voor. Met een eerlijke en eenvoudige regeling zorgt zij ervoor dat organisaties waardevolle
informatie kunnen blijven delen en dat makers hiervoor een passende vergoeding ontvangen, nu en in de toekomst.

Het toezichthoudend bestuur benoemt haar leden van representatieve organisaties van tekstauteurs, beeldmakers en uitgevers volgens een aanwijzingsprocedure die is uitgewerkt in de statuten en het bestuursreglement.

Zes personen vertegenwoordigende de tekstauteurs worden als volgt aangewezen:
- drie leden aangewezen door de Auteursbond;
- één lid aangewezen door de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen;
- één lid aangewezen door de Nederlandse Vereniging van Journalisten;
- één lid aangewezen door de Stichting Lira.

Twee personen vertegenwoordigende de beeldauteurs worden als volgt aangewezen:
- één lid aangewezen door de Beroepsorganisatie Nederlandse Ontwerpers, de Beroepsorganisatie Dutch Photographers en de Stichting Continuïteit Beeldrecht gezamenlijk;
- één lid aangewezen door de Stichting Pictoright.

Acht personen vertegenwoordigende de uitgevers worden als volgt aangewezen:
- drie leden aangewezen door de Mediafederatie op voordracht van Media voor Vak en Wetenschap;
- één lid aangewezen door de Mediafederatie op voordracht van de Groep Educatieve Uitgeverijen;
- één lid aangewezen door de Mediafederatie op voordracht van NDP Nieuwsmedia;
- één lid aangewezen door de Mediafederatie op voordracht van de Groep Algemene Uitgevers;
- één lid aangewezen door de Mediafederatie op voordracht van de Magazine Media Associatie;
- één lid aangewezen door de Nederlandse Muziek Uitgevers Vereniging en de Vereniging van Muziekhandelaren en -Uitgevers Nederland gezamenlijk.

De Mediafederatie coördineert haar aanwijzingen binnen het bestuur van Stichting Reprorecht zoveel mogelijk met haar benoemingen van de leden van het bestuur van de sectie PRO-mandaat van Stichting PRO. Op deze manier is Stichting PRO vertegenwoordigd in het bestuur van Reprorecht.

Teruggetreden: Verschuur (september 2023), Van Toorn (oktober 2023). Benoemd: Huijsmans (september 2023) Haagmans (september 2023), Tonk (november 2023). Herbenoemd per januari 2024: Balk, Holthuis, Schinkel, Terpstra en Tonk.

De bestuursleden en de directeur hebben, in het kader van artikel 2e derde lid jo artikel 2f derde lid van de Wet toezicht, verklaard dat zij in het boekjaar 2023 als rechthebbende geen reprorechtvergoedingen hebben ontvangen rechtstreeks van Reprorecht en dat zij geen direct of indirect persoonlijk belang hebben dat tegenstrijdig is met het belang van Reprorecht. Op de website van Stichting Reprorecht vindt u een overzicht van alle (neven)functies van de leden van het bestuur van Stichting Reprorecht.

Stichting Reprorecht hecht aan transparantie, zij heeft de VOI©E Governance code onderschreven. Het toezicht is georganiseerd middels een ‘toezichthoudend bestuur’, een model waarbij het statutair bestuur zowel de volgens de Wet toezicht aan haar opgedragen besluiten neemt als verantwoordelijk is voor het toezichthoudend proces binnen de stichting. Om deze reden hecht het bestuur veel waarde aan een voortdurend gesprek binnen het bestuur over het onderscheid tussen bestuur en toezicht. Uit het midden van het bestuur is een representatieve afvaardiging (presidium) benoemd, belast met de voorbereiding van het beleid
en de lange termijnstrategie. Tevens houdt het presidium namens het bestuur toezicht op de uitvoering van het beleid door de aangestelde titulair directeur. Het presidium rapporteert daarover richting het voltallige bestuur. Elk jaar publiceren wij een openbaar jaarverslag voor het afleggen van verantwoording aan
belanghebbenden, toezichthouders en overige geïnteresseerden. Het jaarverslag bevat eveneens de informatie die op grond van de implementatie van Richtlijn 2014/26/EU opgenomen moet worden in een jaarlijks transparantieverslag. De vereisten met betrekking tot het transparantieverslag worden in het bestuursverslag verwerkt. Waar deze vereisten onderdeel uitmaken van de jaarrekening wordt volstaan met de vermelding in de jaarrekening. Onze externe accountant heeft deze jaarrekening gecontroleerd. Stichting Reprorecht verzendt aan collectieve beheersorganisaties namens wie zij rechten beheert op grond van een vertegenwoordigingsovereenkomst jaarlijks een bekendmaking volgens artikel 2n Wet toezicht.

Het bestuur van Stichting Reprorecht is zich bewust van de risico’s die het gevolg zijn van haar activiteiten als collectieve beheersorganisatie. Reprorecht maakt voor haar operationele activiteiten gebruik van de diensten van Cedar B.V. Het bestuur en de directie van Reprorecht zijn verantwoordelijk voor het in overleg met Cedar onderkennen, analyseren en beheersen van de risico’s. De risico’s worden onderverdeeld naar strategische, governance-, financiële en operationele risico’s.
De risicobereidheid van de stichting om haar doelstellingen te bereiken kan getypeerd worden als risicomijdend. Voor gesignaleerde risico’s worden maatregelen, met checks en balances, ter reducering getroffen.

Strategische risico’s: Stichting Reprorecht is sterk afhankelijk van de mandaten van Stichting Lira, Stichting Pictoright, Stichting PRO, Stichting FEMU en buitenlandse zusterorganisaties, van wet- en regelgeving op auteursrechtelijk gebied, alsmede van (technologische) ontwikkelingen in het gebruik van
auteursrechtelijk beschermde werken. Ook is Reprorecht sterk afhankelijk van het behoud van draagvlak bij bedrijven en instellingen en scholen in het basis- en voortgezet onderwijs. Reprorecht is betrokken bij relevante ontwikkelingen binnen haar werkterrein.

Governance risico’s: Stichting Reprorecht moet als collectieve beheersorganisatie (cbo) voldoen aan de eisen van de ‘Wet toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten’ en valt op basis van deze wet onder het toezicht van het CvTA. Ook is de WNT van toepassing op de
bezoldiging van topfunctionarissen. Reprorecht heeft een formele scheiding tussen het bestuur en de directie, alsmede tussen de directie en de feitelijke uitvoering van de operationele processen door medewerkers van Cedar B.V. Reprorecht onderschrijft de VOI©E Governance Code en hecht aan eenheid en bestuurbaarheid
van het toezichthoudend bestuur.

Financiële risico’s: Stichting Reprorecht int, verdeelt en beheert omvangrijke geldstromen. In de operationele en financiële processen zijn diverse maatregelen van interne controle getroffen, waaronder controle-technische functiescheidingen en gelimiteerde tekenbevoegdheden. De gelden worden geïnd in euro’s en op
kasbasis verantwoord. De gelden staan uit bij meerdere grote banken in Nederland en zijn direct opeisbaar. Het bestuur van Reprorecht heeft een Statuut middelenbeheer vastgesteld waarin het beleid met betrekking tot het beheer van de beschikbare gelden is vastgelegd. Voor het middelenbeheer zal Cedar B.V. bij de uitvoering van taken de uitgangspunten zoals neergelegd in het Statuut middelenbeheer volgen en respecteren. De verantwoordelijkheid voor het middelenbeheer ligt bij het bestuur van Reprorecht. De uitvoering van het vastgestelde beleid ligt bij de directie van Reprorecht en de controller van Cedar.

Operationele risico’s: Stichting Reprorecht factureert een zeer groot aantal gebruikers en keert vergoedingen uit aan een beperkt aantal beheersorganisaties. De stichting maakt gebruik van de dienstverlening van Cedar B.V., waarbij gebruik gemaakt wordt van complexe geautomatiseerde systemen, waaronder webportals. De beschikbaarheid en betrouwbaarheid van deze systemen is van groot belang. In overleg met Cedar zijn maatregelen getroffen om deze beschikbaarheid en betrouwbaarheid te waarborgen waaronder toegangsbeveiliging en beveiligingstests door externe partijen.

Stichting Reprorecht heeft op basis van een dienstverleningscontract de uitvoering van haar activiteiten ondergebracht bij het Centrum voor Dienstverlening
Auteurs- en aanverwante Rechten (Cedar B.V.). Cedar voert de volledige facilitaire dienstverlening uit voor zeven auteursrechtenorganisaties (cbo’s):

• Stichting Leenrecht
• Stichting Lira
• Stichting Pro
• Stichting Reprorecht
• Stichting de Thuiskopie
• Stichting UvO
• Stichting VEVAM

Daartoe behoren diensten als ICT, juridische zaken, financiële administratie, communicatie, huisvesting en personeelszaken. Daarnaast heeft Stichting Reprorechtzitting in het bestuur van Stichting Cedar, de aandeelhouder van Cedar B.V. Het bestuur van de Stichting Cedar houdt toezicht op de uitvoering ten behoeve van de zeven aangesloten cbo’s. Het bureau van Reprorecht is het uitvoeringsorgaan van het bestuur. De werkzaamheden worden uitgevoerd door medewerkers die functioneel worden aangestuurd door de directeur van de stichting, de heer M.P. Bakker Schut.

Als Stichting Reprorecht doen wij er alles aan om onze werkzaamheden in de keten van inning en verdeling van vergoedingen zorgvuldig uit te voeren. Reprorecht heeft een klachten- en geschillenprocedure. Klachten over bijvoorbeeld de administratieve afhandeling worden via deze procedure op correcte wijze afgehandeld.
Meer informatie hierover vindt u op www.reprorecht.nl.

Stichting Reprorecht is lid van de Vereniging van Organisaties die het Intellectueel eigendom Collectief Exploiteren, kortweg VOI©E. De vereniging streeft ernaar het begrip voor de uitoefening van het auteursrecht en de naburige rechten te vergroten en de informatie over de werkwijze van collectieve beheersorganisaties te
verbeteren. VOI©E fungeert namens de collectieve beheersorganisaties als aanspreekpunt voor vragen over de collectieve uitvoering van het auteursrecht en naburige rechten. Daarnaast vervult VOI©E de functie van meldpunt voor kritiek of klachten. Reprorecht onderschrijft VOI©E Governance code. Meer informatie hierover vindt u op www.voice-info.nl/Toezicht/VOIE-Governance-Code.

Op 15 juli 2003 is de Wet toezicht collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten in werking getreden (‘Wet toezicht’). Deze wet heeft geleid tot de instelling van het College van Toezicht Auteursrechten (hierna: CvTA). Het CvTA is belast met het toezicht op de inning en de verdeling van vergoedingen door collectieve beheersorganisaties. Het CvTA ziet er onder meer op toe dat deze collectieve beheersorganisaties een overzichtelijke administratie bijhouden, de verschuldigde vergoedingen op rechtmatige wijze innen en tijdig verdelen onder rechthebbenden, transparante tariefstructuren hanteren en voldoende zijn toegerust om hun taken naar behoren uit te voeren.

Het College van Toezicht Auteursrechten is als volgt samengesteld:
- Dhr. drs. A.J. Koppejan, voorzitter
- Mw. drs. N. Loonen-van Es RA
- Dhr. mr. M.R. de Zwaan

Het CvTA wordt ondersteund door secretaris-directeur mw. mr. W.E. Hoge.

Een rechthebbende kan bij de Commissie van Beroep in beroep gaan tegen beslissingen van Stichting Reprorecht. Het gaat hier om beslissingen waartegen op grond van artikel 11 van de statuten resp. artikel 9 Reglement Uitkeringen van Reprorecht de mogelijkheid voor beroep open staat. Sinds 2015 heeft de
Commissie geen beroepschrift ontvangen.

Samenstelling Commissie van Beroep:

- Dhr. mr. G.H. Marcus, voorzitter
- Dhr. prof. mr. F.W. Grosheide
- Mw. prof. mr. Dr. E.M. Kneppers-Heijnert
- Dhr. mr. H.F. Doeleman (plaatsvervangend lid)

De Commissie is bereikbaar via de secretaris, dhr. mr. J.W.A. Meddens. Op onze website www.reprorecht.nl vindt u de contactgegevens van de Commissie van Beroep en het Reglement van Beroep.