3 Over ​Thuiskopie

Stichting de Thuiskopie hecht veel waarde aan bestuurlijke transparantie. Stichting de Thuiskopie heeft hiertoe onder meer de Governance Code CBO’s 2021 van onze brancheorganisatie VOI©E onderschreven.

Elk jaar publiceert Thuiskopie een openbaar jaarverslag met een verantwoording van de activiteiten en het financieel beleid. Dit jaarverslag wordt opgesteld voor het afleggen van verantwoording aan betalingsplichtigen en rechthebbenden, toezichthouders en het maatschappelijk verkeer in brede zin. De jaarrekening 2024 is gecontroleerd door de externe accountant.

Voor de samenstelling van het bestuur en directie en een overzicht van de (neven-)functies wordt verwezen naar het overzicht hiervan bij de Overige gegevens in het jaarverslag.

Stichting de Thuiskopie hanteert de VOI©E Governance code CBO’s 2021 als uitgangspunt voor goed bestuur. De stichting is aangewezen door de Minister van Justitie en Veiligheid ter uitvoering van het doel als beschreven in de statuten. De stichting stelt zich ten doel, zonder winstoogmerk voor zichzelf, de belangen van de Rechthebbenden te behartigen ter zake de inning en verdeling van de verschuldigde vergoeding voor het reproduceren van werken van letterkunde, wetenschap of kunst en van op grond van de Wet op de naburige rechten "beschermd materiaal" zonder direct of indirect commercieel oogmerk, die uitsluitend dient tot eigen oefening, studie of gebruik door de natuurlijke persoon die de reproductie vervaardigt. Dit is vastgelegd in artikel 16c van de Auteurswet, welk artikel van overeenkomstige toepassing is verklaard in artikel 10, onder e, van de Wet op de naburige rechten. 

Het toezichthoudend bestuur opereert binnen de kaders van de wet, statuten, reglementen en de VOI©E governance code. Dat betekent dat het toezichthoudend bestuur waakt voor de scheiding tussen beleid en uitvoering, het integriteitsbeleid en transparantie wordt gestimuleerd en bevorderd en zij zich bij de vervulling van haar taken richt naar het algemeen belang van de Stichting.

Stichting de Thuiskopie heeft een toezichthoudend bestuur bestaande uit 10 leden waaronder de onafhankelijke voorzitter. Artikel 16d van de Auteurswet bepaalt dat "De betaling van de in artikel 16c bedoelde vergoeding dient te geschieden aan een door Onze Minister Van Justitie aan te wijzen, naar zijn oordeel representatieve rechtspersoon, die belast is met de inning en de verdeling van deze vergoeding…..” De bestuursleden vertegenwoordigen ieder een categorie rechthebbenden en worden conform artikel 6 van de statuten van Thuiskopie benoemd door hun beroeps- en brancheorganisaties.

Uitgangspunt voor het bestuur is dat het is samengesteld uit generalisten die tevens enkele relevante kennisgebieden meebrengen. Dat is nodig om genoemde rollen verantwoord te kunnen vervullen en onafhankelijk te kunnen opereren. Het bestuur streeft naar diversiteit in de samenstelling. Zij heeft daartoe profielschetsen van bestuursleden en voorzitter opgesteld.

Stichting de Thuiskopie heeft op basis van een dienstverleningscontract de uitvoering van haar activiteiten ondergebracht bij het Centrum voor Dienstverlening Auteurs- en aanverwante Rechten (Cedar B.V.). De titulair directeur is belast met de dagelijkse leiding en is in dienst van Stichting de Thuiskopie. Thuiskopie heeft daarmee een formele scheiding tussen tussen de directie en de feitelijke uitvoering van de operationele processen door medewerkers van Cedar B.V

Stichting de Thuiskopie werkt aan een integere en open cultuur. Ter vermijding van belangconflicten zijn afspraken gemaakt om een direct of indirect persoonlijk tegenstrijdig belang te identificeren en te voorkomen dat deze de gezamenlijke belangen kan schaden van de rechthebbenden die Thuiskopie vertegenwoordigt. Dit is vastgelegd in het bestuursreglement van Stichting de Thuiskopie.

Stichting de Thuiskopie hanteert de Wet normering topinkomens voor de leden van het orgaan dat de toezichtfunctie uitoefent en de personen die zijn belast met de dagelijkse leiding.

Er is een meldregeling vermoeden van een misstand of integriteitsschending zodat medewerkers zich veilig voelen om eventuele vermoedens van misstanden en onregelmatigheden zonder risico voor hun positie te kunnen melden. Daarvoor is door Cedar en Stichting de Thuiskopie ook een vertrouwenspersoon aangesteld.

Er vindt regelmatig een zelfevaluatie naar het functioneren van het toezichthoudend bestuur plaats onder begeleiding van een externe deskundige, zo ook in 2024. In het verslagjaar is gewerkt aan verbetering van de governance wat heeft geresulteerd in een statutenwijziging die in 2023 ter goedkeuring aan het CvTA is voorgelegd. De aanpassingen betreffen onder andere de zittingstermijnen van bestuursleden en onafhankelijk extern advies voor de verdeling van de thuiskopiegelden.

Tot de kring van belanghebbenden van de Thuiskopie behoren, naast de (vertegenwoordigende organisaties van) rechthebbenden van wie de rechten worden beheerd (zowel beroeps, brancheorganisaties als verdeelorganisaties), de betalingsplichtigen van de Thuiskopievergoedingen zoals omschreven in de Auteurswet, de Stichting Onderhandelingen Thuiskopievergoedingen, VOI©E, het CvTA en in voorkomende gevallen het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Stichting de Thuiskopie vindt een goed contact met deze belanghebbenden van belang voor het vertrouwen in, draagvlak voor en legitimiteit van de Thuiskopieregeling. In het verslagjaar is overleg gevoerd met alle relevante belanghebbenden.

Het bestuur van Stichting de Thuiskopie is zich bewust van de risico’s die samenhangen met haar activiteiten als collectieve beheersorganisatie. Stichting de Thuiskopie maakt voor haar operationele activiteiten gebruik van de diensten van Cedar B.V. Bestuur en directie van Thuiskopie zijn verantwoordelijk voor het in overleg met Cedar onderkennen, analyseren en beheersen van de risico’s. De risico’s worden onderverdeeld naar strategische, governance, financiële en operationele risico’s. De risicobereidheid van de stichting om haar doelstellingen te bereiken kan getypeerd worden als risicomijdend. Voor gesignaleerde risico’s worden maatregelen ter reducering getroffen.

Strategische risico’s: Stichting de Thuiskopie is sterk afhankelijk van wet- en regelgeving op auteursrechtelijk gebied, alsmede van (technologische) ontwikkelingen in het gebruik van auteursrechtelijk beschermde werken. Waar noodzakelijk worden (juridische) stappen genomen ter onderbouwing van de positie van de stichting en haar rechthebbenden.

Governance risico’s: Stichting de Thuiskopie moet als auteursrechtenorganisatie voldoen aan de eisen van de ‘Wet toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten’ en valt op basis van deze wet onder het toezicht van het CvTA. Ook is de WNT van toepassing op de bezoldiging van topfunctionarissen. Thuiskopie heeft een formele scheiding tussen de directie en de feitelijke uitvoering van de operationele processen door medewerkers van Cedar.

Financiële- en operationele risico’s: Stichting de Thuiskopie int, verdeelt en beheert omvangrijke geldstromen. In de operationele en financiële processen zijn diverse maatregelen van interne controle getroffen, waaronder controle-technische functiescheidingen en gelimiteerde tekenbevoegdheden. De gelden staan uit bij meerdere grote banken in Nederland. Het bestuur van Stichting de Thuiskopie heeft een Statuut middelenbeheer vastgesteld waarin het beleid met betrekking tot het beheer en beleggen van de beschikbare gelden is vastgelegd. Met betrekking tot het beheerde vermogen is gekozen voor een risicomijdend middelenbeheer. Voor het middelenbeheer zal Cedar bij de uitvoering van taken de uitgangspunten zoals neergelegd in het Statuut middelenbeheer volgen en respecteren. De verantwoordelijkheid voor het middelenbeheer en het beleggingsresultaat ligt bij het bestuur van Thuiskopie. De uitvoering van het vastgestelde beleid ligt bij de directie van Thuiskopie en Cedar.

De hoogte van de Thuiskopievergoeding wordt, zoals bepaald in art. 16e Auteurswet, vastgesteld door de Stichting Onderhandelingen Thuiskopievergoedingen, kortweg de SONT. In deze onderhandelingsstichting hebben zowel de rechthebbenden als de importeurs en fabrikanten zitting. De Minister van Justitie en Veiligheid heeft een onafhankelijke voorzitter aangesteld om deze onderhandelingsstichting te leiden en de zelfregulerende werking van dit orgaan te waarborgen.

Bestuursleden SONT

Bestuur Stichting Onderhandelingen Thuiskopievergoeding (SONT):

• Dhr. drs. M.G.T. Pastors – onafhankelijk voorzitter 

namens Stichting de Thuiskopie:

• Dhr. drs. J.H.M. Hilbers – namens auteurs (tot 15 januari 2024)
• Dhr. mr. G. Bleijerveld – namens auteurs (vanaf 15 januari 2024)
• Dhr. mr. C.C. de Kiefte – namens uitvoerende kunstenaars
• Dhr. S.F. Maltha – namens producenten
• Dhr. M.E. van den Heuvel MDR - Stichting de Thuiskopie (t/m 31 maart 2025)

 namens importeurs/fabrikanten:

• Dhr. drs. M. Andriessen – namens NLConnect (t/m 8 april 2025)
• Dhr. mr. M.J. Eswilder - (vanaf 8 april 2025)
• Dhr. ir. K.M. Corbijn – namens NLDigital
• Dhr. L.H.W. van Reeken – namens STOBI

 Adviseurs Stichting Onderhandelingen Thuiskopievergoeding (SONT)

• Dhr. dr. J.P. Poort – adviseur
• Mw. M.H.C. van Vliet – secretariaat
• Dhr. mr. E.J. Arkenbout – adviseur

Adviseurs Thuiskopie:

• Mw. mr. H.C. Wijminga (tot 31 maart 2024)
• Dhr. B.P. Zijlmans (vanaf 16 augustus 2024)
• Dhr. mr. S.J. Donker

Op 15 juli 2003 is de Wet toezicht collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten in werking getreden. Deze wet heeft geleid tot de instelling van het College van Toezicht Auteursrecht (CvTA). Op 26 november 2016 is de Wet van 14 november 2016, houdende wijziging van de Wet toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties in verband met de implementatie van Richtlijn 2014/26/EU van het Europees Parlement en de Raad betreffende het collectieve beheer van auteursrechten en naburige rechten, in werking getreden. De vereisten hieruit met betrekking tot het transparantieverslag zijn in het bestuursverslag verwerkt. Waar deze vereisten onderdeel uitmaken van de jaarrekening zijn deze omwille van de leesbaarheid niet alsnog eveneens in het bestuursverslag opgenomen, maar wordt volstaan met de vermelding in de jaarrekening. Per 1 januari 2021 is de gewijzigde Wet toezicht in werking getreden. Het CvTA kreeg met deze wet de beschikking over een aantal nieuwe instrumenten om het toezicht uit te voeren. Ook is er in de wet de verplichting vastgelegd tot het bijdragen in de kosten van het toezicht door de sector zelf. 

Het CvTA is belast met het externe toezicht op collectieve beheersorganisaties. Het CvTA ziet er onder meer op toe dat de collectieve beheersorganisaties een overzichtelijke administratie bijhouden, zij de verschuldigde vergoedingen op rechtmatige wijze innen en deze tijdig verdelen onder rechthebbenden, transparante tariefstructuren hanteren en voldoende zijn uitgerust om hun taken naar behoren uit te voeren. Aan het College komt in het kader van zijn taakuitoefening een aantal bevoegdheden toe: een adviesrecht, informatierecht, toegangsrecht, inzagerecht, de bevoegdheid tot het benoemen van accountants en de bevoegdheid tot het geven van aanwijzingen. Voor meer informatie zie www.cvta.nl. 

Samenstelling College van Toezicht

• Dhr. drs. A. Koppejan (voorzitter)
• Dhr. mr. M.R. de Zwaan
• Mw. N. Loonen - van Es RA (t/m 31 augustus 2024)
• Mw. N. Kroon (vanaf 1 september 2024)
• Mw. mr. W.E. Hoge (secretaris-directeur)

Stichting de Thuiskopie is lid van de Vereniging van Organisaties die het Intellectueel eigendom Collectief Exploiteren (VOI©E). Deze brancheorganisatie van CBO’s streeft ernaar het begrip voor de uitoefening van het auteursrecht en de naburige rechten te vergroten en de informatie over de werkwijze van collectieve beheersorganisaties te verbeteren. VOI©E fungeert namens de collectieve beheersorganisaties als aanspreekpunt voor vragen over de collectieve uitvoering van het auteursrecht en naburige rechten. Daarnaast vervult VOI©E de functie van meldpunt voor kritiek of klachten. De meeste collectieve beheersorganisaties die in Nederland actief zijn, zijn lid van VOI©E en verbinden zich daarmee aan de gedragscode. VOI©E ziet toe op naleving van deze gedragscode. Voor meer informatie zie www.voice-info.nl.

Als Stichting de Thuiskopie doen wij er alles aan om onze werkzaamheden in de keten van inning en verdeling van vergoedingen zorgvuldig uit te voeren. Om eventuele klachten binnen de voorgeschreven regels van de gedragscode van de brancheorganisatie VOI©E te kunnen behandelen, heeft Stichting de Thuiskopie een officiële klachten- en bezwarenprocedure. Klachten over bijvoorbeeld de administratieve afhandeling of bezwaren van meer principiële aard worden via deze procedure op correcte wijze afgehandeld. Voor meer informatie hierover zie www.thuiskopie.nl.