5 Governance

Stichting PRO behartigt de belangen van uitgevers inzake de verdeling van het uitgeversdeel afkomstig van drie andere Collectieve Beheersorganisaties: Reprorecht, Thuiskopie en Leenrecht. Het is een continu aandachtspunt om de administratieve processen die daarbij komen kijken zo ongecompliceerd mogelijk te laten verlopen. Stichting PRO ondersteunt de toenemende roep om openheid over de gevolgde werkprocessen en de garanties dat alles op een correcte manier verloopt, maar is zich er ook van bewust dat er grenzen zijn aan transparantie. Voor het herverdelen van gelden onder uitgevers kan data privacygevoelige informatie bevatten, die niet gedeeld mag worden. Het toezichthoudend bestuur waakt er binnen deze kaders voor dat PRO haar taken veilig en betrouwbaar uitvoert.

Leden van het bestuur, inclusief de leden van de secties maar met uitzondering van de onafhankelijk voorzitter, voeren deze taak onbezoldigd uit. De activiteiten worden onder werktijd uitgevoerd en derhalve zijn de functies indirect bezoldigd. Zij ontvangen geen vergoedingen of vacatiegelden van Stichting PRO. Derhalve is ervoor gekozen om in het overzicht van nevenfuncties de posities van bestuursleden als onbezoldigd te presenteren. Het presenteren van de functies als bezoldigd zou de suggestie wekken dat de leden een vergoeding ontvangen voor hun inzet als sectie- of bestuurslid. Uitzondering vormt de onafhankelijk voorzitter van het toezichthoudend bestuur van Stichting PRO. Deze ontvangt een vaste vergoeding voor de vergaderingen en de overige inzet. 

Stichting PRO werkt aan een integere en open cultuur door alle nevenfuncties van bestuurders, directie en uitvoerend personeel in kaart te brengen en ieder jaar te updaten. In de statuten wordt, ten overvloede, expliciet vermeld dat de belangen van de stichting op de eerste plaats moeten komen. De directie rapporteert vierjaarlijks aan het Bestuur over de uitvoering van de diverse regelingen en de gemaakte afwegingen daarbij. Bestuur koppelt wanneer nodig, en voor zover mogelijk, terug aan de achterban. De achterban wordt daarnaast op de hoogte gehouden van nieuwe ontwikkelingen en van het proces van uitbetalingen door middel van een nieuwsbrief die een aantal keer per jaar verschijnt. 

Tot de kring van belanghebbenden van Stichting PRO behoren, naast de rechthebbenden van wie de rechten worden beheerd, ook de zeer heterogene en grote groep gebruikers van auteursrechtelijk beschermd materiaal die daarvoor afdracht doen aan Reprorecht, Thuiskopie en Leenrecht. De contacten met die groepen gebruikers worden onderhouden door de betreffende CBO’s. PRO is lid van VOI©E en verbindt zich hiermee aan de Governance Code CBO’s. Stichting PRO moet als auteursrechtenorganisatie voldoen aan de eisen van de ‘Wet Toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten’ en valt op basis van deze wet onder het toezicht van het CvTA. Stichting PRO vindt een goed contact met deze partijen van belang voor het creëren en onderhouden van vertrouwen en draagvlak en voor het uitstralen van legitimiteit. In het verslagjaar is overleg gevoerd met al deze partijen.

De repartitiereglementen, op basis waarvan Stichting PRO de gelden beschikbaar stelt aan uitgevers, worden eens per drie jaar geëvalueerd. In dit verslagjaar zijn de reglementen inzake reprorechtgelden en leenrechtgelden geëvalueerd. Daarbij zijn slechts enkele tekstuele wijzigingen voorgesteld. Het proces om de wijzigingen door te voeren is aangehouden. De reglementen worden in 2026 opnieuw geëvalueerd. De repartitiereglementen, op basis waarvan Stichting PRO de gelden beschikbaar stelt aan uitgevers, zijn beschikbaar via de website. 

Door het bestuur van de Stichting PRO is in het Statuut middelenbeheer beleid vastgesteld voor het beheer van de beschikbare liquide middelen. Het Statuut wordt gebruikt om de afspraken tussen de stichting, Cedar B.V. en banken voor het beheer van de liquide middelen te formaliseren. Zoals vastgelegd in het Statuut middelenbeheer van de stichting dienen de voor beheer van de liquide middelen van de stichting gekozen producten een grote mate van zekerheid te geven met betrekking tot het garanderen van de hoofdsom op einddatum van de belegging. De beoordeling hiervan wordt gedaan op basis van de criteria welke zijn afgeleid van de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO). Stichting PRO heeft de uitvoerende werkzaamheden met betrekking tot (onder meer) de inkomende en uitgaande geldstromen uitbesteed aan Cedar. Voor het uitvoeren van deze werkzaamheden is Cedar tekenbevoegd voor de bankrekeningen van de stichting. 

Stichting PRO doet er alles aan om de werkzaamheden in de keten van inning en verdeling van vergoedingen zorgvuldig uit te voeren. Om eventuele klachten binnen de voorgeschreven regels van de gedragscode van de brancheorganisatie VOI©E te kunnen behandelen, heeft UvO een officiële klachten- en bezwarenprocedure. Klachten over bijvoorbeeld de administratieve afhandeling of bezwaren van meer principiële aard worden via deze procedure op correcte wijze afgehandeld. 

Er is een separaat orgaan gecreëerd dat belast is met de behandeling van klachten en bezwaren van rechthebbenden. De heer Theo Röell (vicepresident Rechtbank Haarlem) is aangewezen als voorzitter van deze geschillencommissie. 

Het beleid van de stichting is om zoveel als mogelijk gelden direct aan te bieden aan uitgevers. Stichting PRO voert zelf geen sociaal-culturele activiteiten uit. Wel worden er indirect gelden beschikbaar gesteld. Zo worden reprorechtgelden voor uitgevers van algemene boeken en publiekstijdschriften ter beschikking gesteld aan respectievelijk de groep GAU en MMA van de Mediafederatie. Daarnaast wordt een groot deel van de VOI©E-contributie gebruikt voor de financiering van de activiteiten van Brein (piraterijbestrijding). Een vertegenwoordiger namens de uitgevers heeft zitting in het toezichthoudende bestuur van Brein. 

Beschikbare gelden worden zo spoedig mogelijk uitgekeerd aan uitgevers. Door de aard van de regelingen en het feit dat Stichting PRO aan uitgevers uitkeert, is het aandeel van onbekende rechthebbenden zeer gering. Dit aandeel blijft drie jaar lang beschikbaar voor de individuele rechthebbende. In deze periode probeert Stichting PRO de uitgever te achterhalen en kan de uitgever de gelden claimen. Na de periode van drie jaar worden niet uitgekeerde gelden alsnog toegevoegd aan de repartitie van het volgende jaar. Er wordt geen reservering opgebouwd voor claims van rechthebbenden die zich melden na deze periode van drie jaar. Er is in dit verslagjaar € 39.000 aan leenrechtgelden ouder dan drie jaar toegevoegd aan de repartitie. Dit betreft over het algemeen gelden die dermate beperkt zijn dat deze niet worden aangeboden aan rechthebbenden (minder dan 50 euro in drie jaar). Daarnaast is er voor de dBoS uitkering een reservering aangehouden van 1% van de beschikbare gelden. 

Het Toezichthoudend Bestuur, ondersteunt door de verschillende secties, ziet toe op de uitvoering van de verschillende regelingen. De bestuurders zijn allen vertegenwoordigers namens uitgevers. Zij hebben namens hun achterban direct belang bij het optimaliseren van de incasso en het beheersen van de kosten. De inhoudingen, noodzakelijk om de uitvoering van de regelingen te financieren, worden in nauw overleg met de verschillende secties vastgesteld. De kosten die noodzakelijk zijn om een regeling uit te voeren zijn niet overschreden.

• Leenrechtgelden: De uitbetaling van de Leenrechtgelden gebeurt met een inhouding van 7,5%. Stichting Leenrecht hanteert een inhoudingspercentage van 6%. De totale ketenkosten, van facturatie van de bibliotheken tot aan repartitie aan de uitgevers, blijven hierdoor binnen de gewenste 15%.
• Thuiskopiegelden: De uitbetaling van de Thuiskopiegelden gebeurt met een inhouding van 7,5%. Stichting de Thuiskopie hanteert een inhoudingspercentage van 5%. De totale ketenkosten, van facturatie tot aan repartitie aan de uitgevers, blijven hierdoor binnen de gewenste 15%.
• Reprorechtgelden: De uitbetaling van de reprogelden gebeurt met een inhouding van 3,0%. Stichting Reprorecht hanteert een inhoudingspercentage van 14%. De totale ketenkosten, van facturatie tot aan repartitie aan de uitgevers, komen hierdoor uit op ongeveer 17%, net boven de normstelling van 15%. De verklaring hiervan ligt in de fijnmazige facturatie door Stichting Reprorecht met een groot aantal gefactureerde relaties en relatief lage gemiddelde factuurbedragen.