4 Bestuur

2. Welke waarden en belangen worden gediend met het toezicht?
a. Het toezichthoudend bestuur ziet toe op de uitvoering van regelingen: Uitgevers mogen ervan uitgaan dat het toezichthoudend bestuur op een professionele wijze toezicht houdt op de uitvoering van de regelingen en de wijze waarop hun mandaat ingezet wordt. De uitvoering ligt in handen van de directie, het toezichthoudend bestuur houdt toezicht op deze uitvoering. Deze werkwijze is vastgelegd in een bestuurs-en directiereglement. Het toezichthoudend bestuur stelt repartitiereglementen vast, op basis waarvan PRO de gelden beschikbaar stelt aan uitgevers. Deze documenten zijn beschikbaar via de website. Het bestuur evalueert deze reglementen mimimaal eens in de drie jaar.
b. Optimale incasso en beheersen van kosten: Uitgevers hebben belang bij het optimaliseren van de incasso en het beheersen van de kosten. De inhoudingen, noodzakelijk om de uitvoering van de regelingen te financieren, worden in nauw overleg met het toezichthoudend bestuur vastgesteld.
c. Het toezichthoudend bestuur ziet toe op de afweging van belangen tussen uitgevers en gebruikers: Het toezichthoudend bestuur ziet toe op de balans in de regelingen tussen uitgevers en gebruikers en op de uitvoering van de verdeling van gelden.

3. De doelen en de focus van het toezicht
Stichting PRO ondersteunt de toenemende roep om openheid over de gevolgde werkprocessen en de garanties dat de uitvoering van regelingen op een correcte manier verloopt. Doelstelling van het toezichthoudend bestuur is de continue verbetering van de positie van uitgevers binnen deze regelingen en continue verbetering in de uitvoering van de verdeling van gelden.

4. De manier waarop toezicht wordt gehouden, zowel in structuur als cultuur
a. De zeggenschap over de materiële bevoegdheden met betrekking tot het beheer berust bij het bestuur van Stichting PRO. In statuten is vastgelegd wat de rol is van het bestuur. Daarnaast is er tevens een bestuursreglement;
b. Stichting PRO opereert conform het zogenoemde Bestuur + directiemodel. PRO heeft een formele scheiding tussen het (toezichthoudend) bestuur en de directie, alsmede tussen de directie en de feitelijke uitvoering van de operationele processen door medewerkers van Cedar B.V;
c. Stichting PRO hanteert de Governance Code CBO’s als uitgangspunt voor goed bestuur;
d. Het toezichthoudend bestuur neemt een kritisch controlerend en/of constructief adviserend houding aan. Om de controlerende rol van het bestuur te optimaliseren, wordt er gewerkt met een risicoanalyse. Deze analyse is voor het eerst in 2023 vastgesteld en wordt jaarlijks geëvalueerd.
e. Toezichthouders houden toezicht op de organisatie (intern gericht). Hun externe rol is beperkt en alleen in specifieke situaties (bijvoorbeeld in de onderhandelingen met andere CBO’s of als ambassadeurs namens het collectief beheer).

5. De informatie die het toezichthoudend orgaan wenst te ontvangen en de wijze waarop en tijdigheid waarmee deze informatie wordt verkregen
a. Directie rapporteert mimimaal tweejaarlijks aan het toezichthoudend bestuur over de uitvoering van de diverse regelingen en de gemaakte afwegingen daarbij;
b. Er wordt jaarlijks een jaarverslag, waaronder een jaarrekening en transparantie-verslag aangeboden aan het toezichthoudend bestuur;
c. Er vindt geregeld overleg plaats tussen voorzitter en directeur.

6. Verantwoording aan stakeholders
Stichting PRO kent een groot aantal stakeholders: de rechthebbende uitgevers, individueel en vertegenwoordigd in organisaties zoals de groepen binnen de Mediafederatie en NDP Nieuwsmedia; alle stichtingen waar Stichting PRO mee samenwerkt: Reprorecht, Leenrecht en Thuiskopie; Cedar als uitvoeringsorganisatie; Het CvTA als toezichthouder namens de overheid; VOICE als de brancheorganisatie voor CBO’s. De verantwoording aan en contacten met stakeholders ziet er volgt uit:
a. Stichting PRO voldoet als auteursrechtenorganisatie aan de eisen van de ‘Wet Toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten’ en valt op basis van deze wet onder het toezicht van het College van Toezicht op auteursrechtorganisaties (CvTA);
b. Stichting PRO is lid van VOI©E en verbindt zich hiermee aan de Gedragscode voor Collectieve Beheersorganisaties;
c. Stichting PRO hanteert de Wet normering topinkomens voor de leden van het orgaan dat de toezichtfunctie uitoefent en de personen die zijn belast met de dagelijkse leiding;
d. Tot de kring van belanghebbenden van Stichting PRO behoren de rechthebbenden uitgevers van wie de rechten worden beheerd;
e. In het verslagjaar is overleg gevoerd met CvTA, Mediafederatie en accountants;
f. Een onafhankelijke accountant controleert de jaarrekening;
g. Bestuur koppelt wanneer nodig, en voor zover mogelijk, terug aan de achterban. De achterban wordt daarnaast op de hoogte gehouden van nieuwe ontwikkelingen en van het proces van uitbetalingen door middel van een nieuwsbrief die een aantal keer per jaar verschijnt;
h. Er wordt jaarlijks een jaarverslag, waaronder een jaarrekening en transparantie-verslag gepresenteerd op de website.